Trin-for-trin guide til at organisere sommerens bedste event

At arrangere et uforglemmeligt sommerarrangement kræver omhyggelig planlægning og forberedelse. Med Activity Hire ved din side kan du skabe en mindeværdig begivenhed, som dine gæster vil tale om i lang tid.

Trin for trin-guide

Følg denne trin-for-trin-guide for at sikre, at dit sommerarrangement bliver en succes!

Trin 1: Beslut dig for typen af arrangement og gæster

• Find ud af, hvilken type arrangement du vil arrangere – er det en familiefest, et firmaarrangement, en festival eller måske et bryllup?
• Definer dine gæster – voksne, børn, familier eller en blanding af alle?

Trin 2: Vælg en passende placering

• Udendørs vs. indendørs: Sommeren indbyder til udendørs arrangementer, så vælg et sted, der kan rumme de aktiviteter, du planlægger. Men hav altid en plan B, hvis det regner – den svenske sommer er ikke altid til at stole på. Et tip er at leje et telt for en sikkerheds skyld! Vi har flere forskellige telte til udlejning i vores sortiment.
• Sørg for, at stedet har plads nok til alle aktiviteter, og at der er god adgang til f.eks. vand, elektricitet og parkering, hvis det er nødvendigt.

Trin 3: Planlæg aktiviteter

• Find aktiviteter, der passer til dine gæster og din type arrangement. Du kan altid spørge os hos Activity Hire om hjælp eller se vores udvalg for at få inspiration. Vi har en bred vifte af aktiviteter, herunder hoppeborge, forhindringsbaner, vandaktiviteter og mekaniske tyre. Kun din fantasi sætter grænser!
• Lav et program. Planlæg, hvornår hver aktivitet skal finde sted, så du ved, hvad der skal ske hvornår. Derefter kan du informere dine gæster på forhånd, så de ved, hvad de kan forvente, eller du kan skabe en atmosfære af forventning ved ikke at afsløre på forhånd, hvad der vil ske. Valget er dit!

Trin 4: Sikkerhed først

• Hvis du vælger at leje udstyr, er det vigtigt at tænke på sikkerheden. Aktivitetshyra tilbyder certificerede og årligt inspicerede produkter i henhold til EN14960-1:2019.
• Sørg også for, at alle aktiviteter overvåges af uddannet personale for at minimere risikoen for ulykker.

Trin 5: Dekorationer og temaer

• Det er ikke kun aktiviteterne, der skal passe til begivenheden, sørg også for at pynte op med passende dekorationer for at forbedre stemningen og skabe en sammenhængende helhed.
• Nogle gange er det lettere at beslutte sig for et tema for at skabe en rød tråd i arrangementet. Brug dekorationer, der passer til temaet, og vælg aktiviteter, der passer ind. Hos Activity Hire kan vi hjælpe dig med at finde passende aktiviteter til dit tema.

Trin 6: Mad og drikke

• Mad og drikke er altid værdsat til fester! En praktisk mulighed er catering, så sørg for at bestille mad og drikke, der passer til begivenheden. Husk at inkludere muligheder for forskellige allergier, diæter og præferencer.
• Se vores udvalg af sjov mad og snacks, fra popcornmaskiner til kaffe og slushice.

Trin 7: Musik og DJ

• Livemusik eller DJ: Lej en DJ eller et band til at holde stemningen oppe. Hos Activity Hire kan vi levere højttalere og LED-skærme til den ultimative feststemning. Se vores udvalg af teknologi her.

Trin 8: Inviter dine gæster

• Glem ikke at invitere dine gæster! Ingen gæster, ingen event. Send invitationer ud i god tid, og brug de sociale medier til at sprede budskabet om din begivenhed.
• Hold dine gæster orienteret om tid, sted og eventuelle ændringer.

Trin 9: Dagen for begivenheden

• Forbered dig: Sørg for, at alt udstyr er på plads og afprøvet, før gæsterne ankommer. På den måde undgår du unødig stress og frustration under arrangementet.
• Hav en ansvarlig person eller et team til at overvåge begivenheden og sørge for, at alt går glat.

Trin 10: Færdiggørelse og afmontering

• Husk at planlægge oprydning efter arrangementet. Kedeligt, men nødvendigt.
• Evaluer! Tag med, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres til næste gang, så du er klar til næste arrangement.

Uforglemmelige sommerbegivenheder

Ved at følge disse trin kan du organisere et sikkert, sjovt og mindeværdigt sommerarrangement. Hvis du gerne vil booke en af Aktivitetshyras aktiviteter, er vi kun en e-mail væk. Held og lykke med planlægningen!